Conservez vos documents numériques en toute sécurité et garantissez leur valeur légale dans le temps
La législation permet de s’affranchir du papier et d’utiliser des documents nativement numériques et recevables juridiquement. Les documents électroniques sont par ailleurs soumis aux mêmes durées de conservation que les documents papier.
Le véritable enjeu est de permettre une conservation garantissant leur intégrité, pendant toute la durée des obligations.
Docaposte assure la conservation intègre et à long terme des données numériques, quel que soit votre secteur d’activité, public ou privé. Toutes les entreprises sont concernées par l’archivage électronique, socle de conservation des processus 100% numériques.
Complémentaires aux offres de gestion électronique de documents (GED) et au service de coffre-fort numérique, nos services d’archivage électronique (SAE) vont bien au-delà d’un simple stockage et préservent l’opposabilité de vos fonds d’archives sur le long terme.
La GED consiste à produire des documents numériques fiables à partir de sources multiples et les utiliser en toute sérénité.
Au-delà de la dématérialisation simple, nos solutions permettent de répondre aux obligations légales de numérisation fidèle. Cette GED repose sur des outils de génération de flux, de composition documentaire, de nos outils de BPM (Business Process Management) ou de nos plateformes métier. Une gestion des documents facilitée grâce à l’utilisation de workflows documentaires dynamiques et de portails élaborés.
Une approche centrée sur l’utilisateur, permettant l’accès contrôlé et fluide à l’information, le partage documentaire, la rematérialisation et l’archivage électronique des fonds, dans le respect du cycle de vie des documents.
> Découvrez notre offre de Gestion électronique de documents (GED)
Docaposte dispose de la certification NF 461« Système d’archivage électronique ».
Les SAE permettent de conserver la valeur probante seulement si elle est conservée de nature à garantir son intégrité dans le temps.
Docaposte couvre toute la chaine de confiance de la numérisation fidèle jusqu’à l’archivage à valeur probatoire pour permettre de détruire les originaux papiers en toute conformité.
Nous assurons à la copie numérique la même valeur que l’original papier. Ce dernier peut être détruit, même avant la fin du délai légal de conservation, si la numérisation respecte les conditions requises, ce qui simplifie la gestion des risques, cruciale pour les acteurs publics comme privés.
La copie fiable vous apporte de multiples bénéfices :
Docaposte dispose de la certification NF 544 « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier ». Les chaines de traitement certifiées sont situées sur ses sites de Paris, Ballainvilliers et Louviers.
La numérisation induit une traçabilité sur toute la chaine assurant la fidélité formelle de la copie numérique.
Docaposte et sa solution d’archivage numérique Arkhineo sont certifiées HDS (Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel).
Cette certification est délivrée pour une durée de 3 ans par l’Agence du Numérique en Santé. Le périmètre de cette certification concerne les 6 niveaux d’activités qui couvrent l’ensemble de la Tierce Maintenance d’Exploitation (TME) : de la fourniture de data centers à l’exploitation des applications informatiques.
Étant certifiées HDS, Docaposte et sa solution Arkhineo garantissent aux parties prenantes un niveau élevé de protection des données de santé en tant :
Par ailleurs, la solution d’archivage numérique Okoro de Docaposte possède l’agrément HDS (dans le cadre de la fourniture d’une solution de « tiers archivage à valeur probatoire).
200
collaborateurs spécialisés
+ 12%
effectifs dédiés à la R&D
7 800
entreprises utilisatrices
70
partenaires
13,4 milliards
d’archives conservées à fin 2020
120 millions
d’archives confiées chaque mois
1,3 millions
d’archives consultées chaque jour
3
brevets internationaux (SAE et coffre-fort électronique)
Pourquoi choisir la solution d’archivage de Docaposte ?
HDS : Hébergeur de Données de Santé
« Docaposte est l’un des rares prestataires certifiés du marché qui propose une offre complète couvrant tous les besoins des entreprises en termes de dématérialisation et d’archivage sécurisé. »
Charles Du BOULLAY, Directeur de la BU Archivage numérique chez Docaposte
> Retrouvez l’entretien complet « Parole d'Expert »
* Le périmètre concerne les solutions Okoro et Arkhineo
** Le périmètre concerne les sites de Paris, Ballainvilliers et Louviers