Archivage numérique et stockage

La législation permet de s’affranchir du papier et d’utiliser des documents nativement numériques et recevables juridiquement. Les documents électroniques sont par ailleurs soumis aux mêmes durées de conservation que les documents papier.

Le véritable enjeu est de permettre une conservation garantissant leur intégrité, pendant toute la durée des obligations.

Docaposte assure la conservation intègre et à long terme des données numériques, quel que soit votre secteur d’activité, public ou privé. Toutes les entreprises sont concernées par l’archivage électronique, socle de conservation des processus 100% numériques.

Archivage à valeur probatoire certifié NF 461*

Docaposte dispose de la certification NF 461« Système d’archivage électronique ».

Les SAE permettent de conserver la valeur probante seulement si elle est conservée de nature à garantir son intégrité dans le temps.

• Contrôle et validation au moment du dépôt : conversion en formats lisibles dans le temps pour garantir la pérennité de l’archive
• Construction de l'archive : horodatage, attribution d’un Identifiant Unique d’Archive (IUA), calcul de l’empreinte
• Scellement de l’archive et Journalisation pour assurer la traçabilité de tous les évènements
• Conservation intègre 
• Traçabilité des actions réalisées sur les documents dans les journaux de cycle de vie.

Libérez-vous de l’obligation de conservation physique avec la copie fiable

Docaposte couvre toute la chaine de confiance de la numérisation fidèle jusqu’à l’archivage à valeur probatoire pour permettre de détruire les originaux papiers en toute conformité. 

Nous assurons à la copie numérique la même valeur que l’original papier. Ce dernier peut être détruit, même avant la fin du délai légal de conservation, si la numérisation respecte les conditions requises, ce qui simplifie la gestion des risques, cruciale pour les acteurs publics comme privés.

La copie fiable vous apporte de multiples bénéfices :

• Processus 100% dématérialisé (destruction des originaux papier).
• Respect des obligations légales de conservation
• Fourniture d’éléments de preuve en cas de contentieux
• Réduction des frais fixes et des surfaces de stockage physique
• Suppression du risque de perte ou de destruction d’informations
• La centralisation des informations
• L’accès et le partage maitrisés des informations

Numérisation fidèle certifiée NF 544**

Docaposte dispose de la certification NF 544 « Prestations de numérisation fidèle de documents sur support papier ». Les chaines de traitement certifiées sont situées sur ses sites de Paris, Ballainvilliers et Louviers.

La numérisation induit une traçabilité sur toute la chaine assurant la fidélité formelle de la copie numérique.

• Convention de numérisation
• Acquisition documentaire : préparation et numérisation
• Contrôles d’exhaustivité, cohérence, de résolution, etc.
• Création de la copie numérique
• Enrichissement des métadonnées
• Fourniture d’attestations de numérisation

Une solution d’archivage certifiée « Hébergeur de données de santé à caractère personnel »

Docaposte et sa solution d’archivage numérique Arkhineo sont certifiées HDS (Hébergeur de Données de Santé à caractère personnel).

Cette certification est délivrée pour une durée de 3 ans par l’Agence du Numérique en Santé. Le périmètre de cette certification concerne les 6 niveaux d’activités qui couvrent l’ensemble de la Tierce Maintenance d’Exploitation (TME) : de la fourniture de data centers à l’exploitation des applications informatiques.

Étant certifiées HDS, Docaposte et sa solution Arkhineo garantissent aux parties prenantes un niveau élevé de protection des données de santé en tant :

• qu’hébergeur d’infrastructures physiques disposant de data centers en France dans lesquels sont stockées les données ;
• qu’hébergeur infogéreur qui stocke ces données à caractère personnel de façon dématérialisée.

Par ailleurs, la solution d’archivage numérique Okoro de Docaposte possède l’agrément HDS (dans le cadre de la fourniture d’une solution de « tiers archivage à valeur probatoire).

Pourquoi choisir la solution d’archivage de Docaposte ?

HDS : Hébergeur de Données de Santé

* Le périmètre concerne les solutions Okoro et Arkhineo

** Le périmètre concerne les sites de Paris, Ballainvilliers et Louviers