Signature électronique : quelles fonctionnalités complémentaires choisir ?

Signature électronique simple, signature électronique avancée, signature électronique qualifiée : si elles diffèrent par le niveau de sécurité et de garanties apportées selon le règlement eIDAS, les solutions de signatures électroniques proposées sur le marché diffèrent aussi par les services et fonctionnalités intégrés ou non dans leur dispositif. De l’archivage à la signature en mode déconnecté, suivez le guide !

Signature électronique : des prestations complémentaires pour un process global

Si la signature manuscrite est unique, les solutions de signature électronique sont, quant à elles, multiples. Selon la solution que vous aurez choisie, vous disposerez de certaines fonctionnalités, toutes ayant été pensées pour gagner en simplicité, praticité ou fiabilité. 

L’intégration de la signature dans les applicatifs métiers ou l’archivage des documents et du fichier de preuves dans un Système d’Archivage Électronique (SAE) ou coffre-fort numérique sont des services annexes à la signature en ligne, permettant de l’inscrire dans un process global, de la rédaction du document à son stockage sécurisé. 

Pour faciliter le parcours de la signature en ligne, vous pouvez choisir la possibilité d’inclure et de gérer plusieurs signataires et plusieurs documents au sein d’une même opération, la programmation de notifications et relances ou encore la possibilité d’utiliser des modèles préétablis.

En amont, l’intégration de la signature électronique dans les applicatifs métiers (suite bureautique, outils dédiés ERP…) permet aux collaborateurs de gérer la signature de documents depuis leur logiciel métier, sans changer d’environnement, générant ainsi un précieux gain de temps.

En aval, l’intégration dans un outil de GED ou dans des outils internes permet, grâce aux métadonnées, de faire des recherches, des statistiques, de retrouver facilement un document signé. Le stockage et la conservation des documents et du fichier de preuves dans un Système d’Archivage Electronique (SAE) ou coffre-fort numérique, sur une durée définie selon vos besoins, réduit les manipulations, les risques de perte et reste la meilleure façon de garantir l’intégrité des documents.

De multiples fonctionnalités pour faciliter le parcours de signature en ligne

Voici quelques exemples de fonctionnalités intéressantes pour rendre votre parcours de signature plus fluide :

• La possibilité d’inclure et de gérer plusieurs signataires et plusieurs documents au sein d’une même transaction vous évitera les procédures à répétition
• Le séquencement des actions vous permettra de faire signer les documents en ligne par les différents signataires, dans l’ordre souhaité
• La programmation de notifications et relances à chaque étape facilitera le suivi du parcours de signature
• La possibilité d’utiliser des modèles préétablis, ou encore d’enregistrer des brouillons, rendra les tâches administratives moins chronophages. L’import en masse de signataires aussi
• L’acceptation de certificats électroniques issus d’acteurs variés simplifiera la vie du signataire dans le cas où il en possède déjà un
• La signature en mode déconnecté permettra de faire signer vos parcours en mobilité

Des aides et supports pour accompagner le parcours de signature en ligne

L’aide en ligne, l’accès à une Foire Aux Questions, des tutoriels, un guide utilisateur ou encore des info-bulles au fil du parcours de signature en ligne sont autant de moyens pouvant être compris dans l’offre de signature électronique, pour faciliter sa prise en main et sa bonne utilisation. 

Quelles fonctionnalités de signature électronique pour quels besoins ? 

Découvrez les fonctionnalités proposées par Docaposte pour accompagner votre solution de signature électronique afin d’en tirer le meilleur.

L'authentification unique

L'authentification unique (SSO) facilite le processus de gestion de l'accès des utilisateurs à votre compte Docaposte. Pour accéder aux environnements Docaposte, vous utilisez vos identifiants existants. Vous gardez donc le contrôle de vos accès. Cela permet à l'équipe administrative de visualiser et de sécuriser l'accès de tous vos utilisateurs à partir d'un point de contrôle unique. Grâce à notre fonction de gestion des accès avec authentification unique, vous renforcez la sécurité en contrôlant la façon dont vos collaborateurs accèdent à la signature électronique Docaposte. Avec la gestion des accès Docaposte, vous configurez et gérez l’authentification unique (SSO) à un niveau global pour contrôler la totalité de vos comptes. 

Envoi par SMS

Pendant des années, il était d’usage d’utiliser les e-mails pour transmettre des documents importants. La livraison par SMS constitue un moyen plus rapide d'atteindre les signataires. Grâce à la notification par SMS, vous transmettez des documents et des messages importants par mobile sous la forme d'un message texte. L’avantage ? Grâce à ce système, vous augmentez les taux de réponse et obtenez des documents signés rapidement. 

Si vous êtes dans le secteur des ressources humaines, il est d’usage d’envoyer les documents d’accueil aux nouveaux collaborateurs. Dans le secteur bancaire, la notification SMS est utilisée pour les demandes de prêt et les ouvertures de comptes. 

Connecteurs Docaposte

La solution de signature électronique Docaposte s'intègre aux principaux systèmes d'enregistrement mondiaux (CRM, ERP, HCM), proposant ainsi une intégration riche, de façon à ce que vos collaborateurs ne perdent pas de temps dans la mise à jour manuelle des données des contrats, car celles-ci sont automatiquement alimentées à partir des systèmes et outils dans lesquels ils travaillent tous les jours. L'intégration de la solution Docaposte accélère votre activité et maximise l'efficacité de vos équipes.  

Vous l’aurez compris, choisir une signature en ligne, c’est choisir bien plus qu’un outil, mais tout un environnement qui n’a pas fini de vous simplifier la vie. Docaposte peut vous proposer des solutions adaptées à vos besoins. N’hésitez pas à contacter nos experts.