Signature électronique et contrat de bail : quel niveau de signature choisir ?

Bail de logement vide ou meublé, bail professionnel ou commercial, bail précaire ou emphytéotique… Avant que le numérique ne s’en mêle, signer un contrat de bail, quel qu’il soit, c’était facile. Un stylo, une poignée de main, un mot de bienvenue, et la location prenait effet. Avec la signature électronique, ce n’est pas un, mais trois niveaux de signature qui peuvent être utilisés. Simple, avancé ou qualifié. Alors, comment choisir ?

Comment choisir un niveau de signature électronique pour un contrat de bail ?

Avant de vous demander quel niveau de signature électronique choisir pour un contrat de bail, posez-vous les bonnes questions : 

Le contrat est-il soumis à une réglementation précise ? Celle-ci impose-t-elle un niveau de signature ?

• Si oui, adoptez le niveau de sécurité exigé par la réglementation
• Si non, interrogez-vous sur le niveau de risques, en prenant en compte
• Le type de bail et la nature du bien
• Le contexte juridique et jurisprudentiel (points de litige, fréquence des recours en justice, niveau de preuves à produire…)
• Les enjeux financiers
• Les cautions et garanties apportées.

Selon le niveau de risques juridique et/ou métier, choisissez le niveau de signature le plus adapté : simple, avancé ou qualifié :

• En intégrant dans votre réflexion les coûts engendrés, les éventuelles ressources à mobiliser en interne, la simplicité de mise en œuvre et la fluidité du parcours utilisateur
• En vous renseignant sur les usages dans le secteur immobilier
• Pour un bail logement vide ou meublé, la signature électronique simple est la plus utilisée
• Pour un bail professionnel ou commercial, à forts enjeux financiers, la signature électronique avancée peut être recommandée
• Pour un bail emphytéotique, sur très longue durée, la signature qualifiée peut être utile
• En demandant conseil à un expert en matière de signature électronique.

> Découvrez les 3 niveaux de signature électronique

Comment signer un bail en ligne ?

Signature électronique du bail de location : mode d’emploi

La loi ELAN (portant évolution du logement de l'aménagement et du numérique) votée en 2018, encourage fortement l’utilisation du bail numérique.. Pour signer un bail à distance, il suffit de suivre la procédure indiquée :

• Compléter un formulaire avec les informations concernant le contrat de location
• Les locataires, le bailleur ou le mandataire reçoivent un email contenant un lien pour avoir accès au contrat de location
• Chacune des parties signe numériquement en renseignant le code unique et sécurisé reçu par SMS
• Une fois signé, le contrat de location est verrouillé, horodaté et sécurisé. Les signatures sont visibles sur le document. Chaque partie peut télécharger son exemplaire

La signature électronique des documents annexes au bail de location

L’ensemble des annexes du bail de location sont incluses dans le document signé électroniquement. Depuis la loi ALUR (loi pour l'accès au logement et un urbanisme rénové), le bail de location peut comprendre jusqu’à 40 pages. Les annexes sont les suivantes : 

• La notice d’information
• L’acte de caution solidaire, le cas échéant
• Les diagnostics obligatoires
• L’état des lieux d’entrée et sortie
• Attestation d’assurance contre les risques locatifs
• Si le logement est en copropriété, un extrait du règlement de copropriété
• Etc.  

Le signataire n’aura qu’à apposer sa signature numérique une seule fois pour tous les documents. Avec la signature électronique du bail de location, vous signez l’intégralité du contrat qui est ensuite archivé informatiquement. Par ailleurs, depuis le 1er janvier 2022, la personne qui se porte garant peut signer électroniquement un acte de cautionnement solidaire. En effet, l’ordonnance du 15 septembre 2021 autorise la signature numérique de l’acte de caution.