La Gestion de parc de téléphonie mobile et informatique

La gestion des parcs de téléphonie mobile et informatique est un impératif technique et économique pour les organisations, qui dépendent de plus en plus de la technologie pour leur fonctionnement quotidien et pour des tâches complexes ou à gérer à distance.

Les responsables informatiques et leurs homologues des services généraux doivent garantir que les appareils et systèmes qu’ils mettent à disposition des collaborateurs soient disponibles en continu, sécurisés et évolutifs. Ils doivent désormais également se transformer en gestionnaires de parcs et équilibrer les besoins et priorités avec des coûts et les ressources limitées.

Cela nécessite de mieux gérer les déploiements de nouveaux systèmes et les mises à jour, de surveiller les performances et de résoudre les problèmes rapidement et efficacement. La maîtrise de ces enjeux est d’autant plus importante qu’un contrôle efficace du parc de téléphonie mobile et informatique améliore la satisfaction des collaborateurs et aide l'entreprise à rester compétitive. 

Qu’est-ce qu’un parc de téléphonie mobile ou technologique ?

Ce type de parc rassemble un ensemble d'équipements de téléphonie mobile et/ou informatiques utilisés par une organisation. Il comprend les actifs physiques comme des smartphones (iOS et/ou Android), des tablettes, des ordinateurs portables, des téléphones fixes, des serveurs, des équipements réseaux, des objets connectés (ou IoT), mais aussi les actifs immatériels comme les applications embarquées/téléchargées à usage professionnel comme personnel, ainsi que les licences logicielles associées aux équipements. 

Gérer son parc efficacement permet de fournir aux collaborateurs les outils nécessaires pour effectuer leur travail de manière efficace et de garantir que les données informatiques soient accessibles et sécurisées. 

La complexité d'un parc dépend donc de multiples facteurs allant de la taille de l'organisation aux besoins en matière de technologies, en passant par les ressources disponibles et peut varier de quelques dizaines d'équipements pour une petite structure à plusieurs dizaines de milliers d’appareils pour une grande entreprise nationale voire internationale.

Administration ou gestion de parc mobile/IT ?

L’administrateur de parc dispose de plusieurs types d'outils qui lui permettent d’effectuer le suivi technique du parc de téléphonie mobile et informatique et d'exercer un certain nombre de fonctions d’administration de l’ensemble des ressources informatiques comme :

• l’inventaire du matériel et des logiciels,
• la gestion des licences,
• le déploiement des logiciels,
• la configuration des équipements,
• la gestion d’alertes,
• l’intégration dans l’écosystème de l’organisation,
• le contrôle de la sécurité,
• la prise de contrôle à distance,
• et parfois même, la documentation.

Mais attention, si l'administration de parc fournit des informations sur le réseau, le nombre de postes et l'utilisation des licences, elle ne gère pas l'historique des mouvements, ni les aspects financiers et ne peut pas répondre à des questions de base telles que : 

• Quel est le coût récurrent mensuel de l’utilisation d’un smartphone par un collaborateur ? 
• Quel service de l’organisation utilise majoritairement telle fonctionnalité ? 
• Tous les équipements sont-ils utilisés ? 
• Les forfaits correspondent-ils aux usages et besoins ? etc. 

Et c’est là que la notion de gestion de parc prend tout son sens.

Qu'est-ce que la gestion du parc informatique et/ou mobile ?

La gestion du parc informatique ou de téléphonie mobile ou technologique correspond au suivi en temps réel du patrimoine technique, mobile et/ou informatique de l’organisation. Elle offre une vision globale de l'état, du suivi et des coûts des appareils utilisés.Cette tâche est complexe parce qu’elle se projette également dans l’avenir et vise à prévenir les pannes et déterminer les besoins futurs. 

Véritable levier de performance, la gestion du parc informatique est un enjeu important car elle peut avoir un impact considérable sur la productivité, la rentabilité et la sécurité. 

Pour faciliter cette gestion, il existe aujourd’hui des solutions dédiées, comme le TEM (Telecom Expense Management appelé également Technology Expense Management).

La solution TEM pour la gestion de parc technologique et/ou mobile

Les fonctionnalités de gestion de parc offertes par un TEM sont à la fois administratives et techniques. En permettant d’administrer, de gérer, de commander, d’analyser et de contrôler l’état, la consommation et les usages de l’ensemble des actifs télécoms et informatiques de l’organisation (affectations, engagements, contrats, garanties...). Le TEM apporte en effet une connaissance patrimoniale et offre une vision technique étendue, financière et administrative de son parc, notamment au travers de tableaux de bords concis et adaptés. Les rapports réalisés avec un TEM sont spécifiques à chaque organisation et présentent les informations clés, claires et concises. 

Ainsi, pour l’équipe en charge de la gestion du parc, une solution de TEM constitue le pivot central autour duquel peuvent s’intégrer (se connecter) différents outils ou services qui s'articulent et/ou concourent à une gestion optimale de :

• la sécurité : le Mobile Device Management (MDM) est la partie de l’organisation qui va prendre en charge tout ce qui concerne la circulation de l’équipement et la sécurisation des usages, et qui sera d’autant plus efficace que les informations du TEM lui seront disponibles et qu’elle pourra venir les mettre à jour ; 
• l'assistance aux utilisateurs : généralement les fonctions de Help Desk pour enregistrer les demandes de support ou d’intervention (ma carte SIM est verrouillée, mon ordinateur ne démarre plus …) vont être proposées sur un portail connecté à l’ITSM (Information Technology Service Management ou gestion des services informatiques) de l’organisation, lui-même connecté au TEM ;
• la collecte d’information et la restitution des données collectées : en aval du TEM, les données pertinentes sont soit communiquées directement ou via un intranet aux collaborateurs ou managers sous forme de rapport préconfiguré, soit déversées de manière ordonnée dans un système d’information comptable, par exemple, ou dans un ou des datalake(s) pour peupler ultérieurement des outils comptables avec des données enrichies et structurées. Dans les deux cas, ces données seront utilisées pour gagner du temps en donnant de la lisibilité et en apportant de la compréhension sur les usages, pour ensuite ordonner et réguler la maintenance, les achats, les usages, la gestion des budgets…

Le TEM va ainsi permettre d'homogénéiser le parc qui aura tendance à se développer de manière incontrôlée, puis de limiter les dépenses en facilitant une politique globale d'achats et de services. Ainsi, le TEM vient compléter l'administration de parc pour organiser les informations. Les éditeurs l'ont d’ailleurs bien compris et proposent aujourd'hui des passerelles avec leurs solutions.

La solution TEM de Docaposte de gestion de parc de téléphonie mobile et IT

Lancée en 2013, l’offre TEM de Docaposte accompagne les organisations pour administrer, gérer, commander, analyser et contrôler l’état, la consommation et les usages des actifs de leur parc technologique. Elle permet un pilotage centralisé et en temps réel de l’espace numérique de travail des collaborateurs et répond à tous les besoins fonctionnels métiers d’une organisation.