Les atouts de la signature électronique

A l’heure où les claviers, les fichiers pdf et les serveurs sont en passe de mettre les stylos, ramettes de papier et boites d’archives au placard, on peut se demander ce qui incite encore certains à signer à la main. D’autant que la signature en ligne a su imposer son style, beaucoup plus fluide, et écrire ses propres règles pour bénéficier d’une réelle reconnaissance juridique. Et ce ne sont pas les millions d’entreprises l’ayant adoptée et profitant de tous les avantages de la signature électronique qui nous contrediront… Démonstration par l’exemple !

Quid de la signature manuscrite à l’ère du numérique ?

Sans la signature numérique, le processus de signature d’un document ressemble généralement à cela :

• les documents sont créés sur ordinateur, envoyés par mail pour relecture et modification, puis imprimés sur papier pour être signés à la main.
• Ensuite, selon les cas, certains destinataires scannent le document signé, le renvoient par mail et conservent l’original papier. D’autres photocopient le document signé pour le conserver et renvoient l’original signé par courrier.
• Dans l’entreprise, les documents signés retournés par mail sont stockés sur disque dur ou sur un serveur dédié, tandis que ceux retournés par courrier sont soit scannés et archivés, soit tout simplement archivés dans des armoires.

Et si, pour des raisons d’organisation, de recherche, de statistiques, on souhaite que tout soit stocké au même endroit, il faut soit convertir les formats papier en documents numériques, soit, si on est vraiment attaché au papier, imprimer les documents numérisés.

Reproduit sur des centaines ou milliers de documents, cela revient à beaucoup de papier gaspillé et de temps perdu à convertir le document d’un format à un autre, sans compter les temps de manutention, les risques de pertes et d’erreurs de classement liées à la lassitude.

Les avantages de la signature en ligne vs la signature manuscrite

Avec la signature électronique, la chaîne numérique n’est plus rompue. Le document est créé sur ordinateur, envoyé par mail, signé en ligne et archivé sur les serveurs d’un prestataire de confiance. 

A cette simplicité et fluidité s’ajoutent toutes les possibilités offertes par les applications de signature électronique, parmi lesquelles :

• l’import en masse des signataires, 
• le téléchargement de plusieurs documents pour une même transaction, 
• la programmation des notifications et relances,
• la possibilité de classement automatique, et avec elle, d’appliquer des règles de gestion, d’affecter à des collaborateurs ou d’effectuer des recherches grâce aux métadonnées, 
• l’archivage automatique dans un coffre-fort électronique.

La signature électronique : tous les atouts du numérique, la valeur juridique en plus 

Autres atouts hérités du numérique : 

Des outils de signature qui s’adaptent à vos priorités, avec parmi les plus fréquemment utilisés :

• les API : conçues pour s’intégrer dans le Système d’Information de l’entreprise en toute simplicité, ce sont des modules fonctionnels qui permettent de générer des parcours de signature en ligne directement depuis les applications métiers existantes. 
• les solutions clé en main : accessibles via un portail web dédié, elles permettent en quelques clics de télécharger les documents, sélectionner les signataires, lancer le parcours de signature et suivre son avancement en totale autonomie.

La réglementation spécifique de la signature électronique, qui prévoit trois niveaux de signature : simple, avancé ou qualifié. Chacun permettant d’adapter la signature en ligne à ses exigences métiers et envies de fluidité, avec la possibilité d’augmenter la valeur juridique et/ou l’expérience utilisateur du parcours de signature électronique, jusqu’à lui conférer la même valeur juridique qu’une signature manuscrite.