Simplifier et optimiser la gestion de flotte mobile en entreprise

La crise sanitaire a entraîné une réorganisation de la manière de travailler, avec un besoin accru de flexibilité dans les modes de collaboration. Parce qu’ils facilitent grandement le télétravail, les smartphones et terminaux mobiles sont devenus les outils privilégiés de cette nouvelle agilité à distance, mais leur généralisation pour un usage professionnel a augmenté la complexité de la gestion de la flotte mobile pour les équipes opérationnelles.

Si des sujets tels que l'approvisionnement des appareils, la gestion des attributions, des lignes, la sécurité des données et la visibilité des coûts sont difficiles à maîtriser, les solutions TEM apportent désormais des moyens pour simplifier la gestion de la flotte mobile. 

Qu’est-ce que la gestion de flotte mobile en entreprise ?

Une flotte mobile est l'ensemble des téléphones et forfaits professionnels qui appartiennent à une entreprise et qui sont distribués entre les collaborateurs pour qu'ils puissent gérer leur travail de manière efficace et adaptée à leurs besoins. 

Ainsi, la gestion d'une flotte mobile d'entreprise implique une organisation rigoureuse et regroupe :

• l’organisation logistique, qui prend en compte le fonctionnement des téléphones, les réparations, les remplacements et les inventaires, et qui nécessite un suivi quotidien des appareils, des lignes utilisées, des consommations mobiles, et de la gestion des applications ;
• la gestion financière, qui inclut l'achat et la réparation des téléphones et des accessoires fournis aux employés, ainsi que le suivi des coûts des forfaits mobiles professionnels ; ce suivi de l’adéquation permanente entre l’usage constaté et le profil adéquat du contrat permet de communiquer une information utile aux usagers, managers, contrôle de gestion et de renforcer les achats dans leur relation contractuelle avec les fournisseurs ;
• le traitement des demandes et incidents des collaborateurs, notamment via l’ITSM (IT Service Management), outil connexe qui enregistre, intègre dans un processus et traite les demandes, avec lequel une solution de gestion va s’interconnecter pour capter de l’information et parfois transmettre des instructions (comme une autorisation de remplacement d’un matériel par exemple) ; 
• les appareils mobiles professionnels étant susceptibles d’être la cible de tentatives de piratage ou de vol de données sensibles, il importe aussi de prendre des mesures pour les protéger et sécuriser les usages, les données personnelles et celles sensibles de l'entreprise. Le Mobile Device Management (MDM) est la partie de l’organisation qui va prendre en charge tout ce qui concerne la circulation de l’appareil et la sécurisation des usages.

Flotte mobile d’entreprise : quel outil pour la gérer ?

Pour faciliter la mise en place de cette organisation rigoureuse et des quatre principes décrits ci-dessus pour une gestion optimale de la flotte mobile (ainsi que de l’ensemble des actifs technologiques de l’entreprise), il est possible d'utiliser un TEM, ou Telecom Expense Management, qui est une solution de gestion logicielle spécifiquement conçue pour faciliter et optimiser ces opérations de gestion quotidienne des terminaux.

En effet, un TEM permet d’industrialiser la gestion du cycle de vie de chaque téléphone d’une flotte, depuis sa rentrée jusqu’à son retrait.

Prenons l’exemple de Clara qui intègre une organisation. Le TEM va permettre à son entreprise de commander le smartphone qui correspond à ses besoins ou bien de recycler un des téléphones de la flotte qui présente les caractéristiques requis. Il va aussi permettre de choisir le meilleur forfait qui correspond à son usage ou encore d’activer une licence logicielle pour une application embarquée sur l’appareil, et d’ouvrir des droits pour se connecter à un applicatif métier comme le CRM. Par la suite, Clara perdra ou endommagera peut-être son appareil, ce qui la conduira à ouvrir une demande auprès de son support afin que ce dernier puisse réaliser les actions correctrices attendues. A moins qu’elle n’ait besoin d’augmenter son volume de data. Enfin, un jour, Clara partira et se poseront alors d’autres questions comme la fermeture ou le transfert de sa ligne et le retrait ou le recyclage de son téléphone. 

Et parce que le cas de Clara n'est pas unique, mais peut concerner des centaines voire des milliers de collaborateurs au sein d'une entreprise, le TEM permet d’administrer, de gérer, de commander, d’analyser et de contrôler l’état, la consommation et les usages de l’ensemble des actifs télécoms (fixe et mobile) de l’organisation.

Fonctionnalités et bénéfices d’un TEM pour la gestion de flotte mobile

L’adoption d’un TEM comme solution de gestion de flotte mobile présente de nombreux avantages pour la compétitivité des entreprises. Les fonctionnalités apportées par le TEM comprennent notamment :

• le pilotage adapté aux processus de l’organisation des terminaux, des utilisateurs et des lignes (affectations, engagements, contrats, garanties,...) ;
• la planification, la préparation et le déploiement des appareils mobiles;
• des tableaux de bords concis et adaptés ; contrairement aux rapports établis par les opérateurs de téléphonie, les rapports réalisés avec un TEM sont spécifiques à chaque organisation et présentent les informations clés, claires et concises de la flotte mobile, favorisant : 
• un meilleur pilotage financier : le contrôle de la facturation (abonnements, consommations, services et options ...) de milliers de lignes mobiles reste complexe, chronophage et tout simplement ingérable sans outil dédié ; le contrôle est réel et systématique, les erreurs sont identifiées et les recours effectifs (remboursements, corrections), donc, les économies sont importantes.
• une meilleure vue d’ensemble sur les mouvements, les garanties, le SAV, la RSE,pour in fine prendre des décisions visant à :

1. optimiser la sécurité ;
2. faciliter les choix technologiques des équipements mobiles ;
3. allonger la durée de vie des terminaux ;
4. assurer une meilleure continuité de service.

Concrètement, cela signifie qu’en centralisant les différentes informations en lien avec les différentes étapes du cycle de vie d’un appareil, le TEM permet au gestionnaire de flotte mobile notamment, de consolider les informations et de faciliter la prise de décision pour des bénéfices multiples, et notamment de passer d’un mode de gestion opportuniste à un mode de pilotage continu et plus stratégique. 

Découvrez la solution TEM de Docaposte de gestion de flotte mobile

Lancée en 2013, l’offre de TEM de Docaposte accompagne les organisations pour administrer, gérer, commander, analyser et contrôler l’état, la consommation et les usages de leurs actifs technologiques. Elle permet un pilotage centralisé et en temps réel de l’espace numérique de travail des collaborateurs et répond à tous les besoins fonctionnels métiers d’une organisation.