La facture électronique en micro-entreprise

Obligatoire depuis le 1er janvier 2020 pour les factures à destination du secteur public émises par les petites, moyennes et micro-entreprises, la dématérialisation des factures sera progressivement généralisée à partir de septembre 2026, date à laquelle toutes les transactions au format électronique seront obligatoires entre entreprises assujetties à la TVA . Préparer cette évolution n'est pas seulement une nécessité, mais également une formidable opportunité pour les micro-entrepreneurs, qui peuvent s’appuyer sur le numérique pour développer leur activité.

Comment fonctionne la facture électronique ?

La facture électronique (appelée aussi e-invoicing, ou e-facture) est une facture dématérialisée qui comporte obligatoirement un socle structuré de données réglementaires. C’est ce qui la différencie principalement des factures papier, ou des factures numérisées (scans des factures papier). 

Il y a 4 questions à se poser pour bien appréhender le cadre réglementaire de la facture électronique :

1. Est-ce que l’entreprise fait partie du secteur public (l’État et les collectivités territoriales) ou du secteur privé ?
2. Quelle est la taille de l’entreprise ?
3. Est-ce que l’entreprise est émettrice ou réceptrice de factures ?
4. Quelle est la nature de l’opération ? (Certaines transactions ne sont pas concernées par l’e-facture)
5. Où se situe la transaction ? (En métropole ? Dans les DOM / TOM ? A l’étranger ?)

Alors que les entreprises de toutes tailles ont l'obligation d'émettre leurs factures à destination du secteur public de manière dématérialisée depuis le 1er janvier 2020, la loi de finances pour 2020 étend cette obligation aux transactions entre entreprises assujetties à la TVA et établies en France dès septembre 2026, selon un calendrier de déploiement progressif pré-établi. 

Les micro-entreprises ne dérogent pas à cette règle, y compris celles qui ne sont pas redevables de la TVA. Cependant, l’obligation d’émettre une facture électronique n’est pas systématique et dépend de la nature des prestations.

Quelles transactions sont concernées par la facture électronique ?

Toutes les opérations d’achat et de vente de biens ou de prestations de services réalisées entre des entreprises établies en France et assujetties à la TVA nécessitent obligatoirement l’émission d’une facture électronique (e-invoicing).

Les opérations avec des partenaires étrangers ou des particuliers ne sont pas soumises à l'obligation d'échanger des factures électroniques. Pour ces opérations commerciales qui ne sont pas concernées par la facturation électronique, certaines informations doivent tout de même être transmises à l’administration fiscale (montant de la transaction, montant de la TVA facturée, …) : on parle alors de transmission de données de transaction (ou e-reporting). 

L’e-reporting est ainsi obligatoire pour :

• la vente aux particuliers (ou B2C), comme par exemple dans le secteur de la vente au détail ; après un achat par un particulier, tout commerçant est dans l’obligation de transmettre les éléments de la transaction à l’administration, même si aucune facture n’est émise (l’auto-entrepreneur qui choisit tout de même de produire des factures peut parfaitement les émettre en format pdf ou papier).
• les transactions entre entreprises (B2B) dans certaines conditions comme :

- la vente intracommunautaire d’un bien ou d’un service,

- la vente internationale (exportations réalisées hors Union Européenne),

- toute opération réalisée avec une entreprise en Outre-Mer,

- l’achat de biens ou de services auprès d'un fournisseur étranger (hors importation de biens).

Enfin, un troisième ensemble d’opérations bénéficie d’une exonération de TVA et est dispensé à la fois de facturation électronique et de déclaration. Il s’agit :

• des opérations réalisées par les associations et organismes sans but lucratif,
• des transactions pour opérations médicales ou de santé,
• des prestations d’enseignement,
• des opérations de nature bancaire ou financière et d’assurance.

Les étapes du passage à la facture électronique en micro-entreprise

L’ordonnance du 15 septembre 2021 a précisé le calendrier de déploiement progressif de la facture électronique. Les auto-entreprises doivent être en capacité :

• de réceptionner toute facture électronique au 1er septembre 2026, 
• et d’émettre électroniquement auprès d’autres entreprises au 1er septembre 2027.

L’obligation de réception des factures électroniques marque donc la première étape pour les auto-entrepreneurs qui reçoivent des factures de la part de leurs fournisseurs, et c’est par l’intermédiaire d’une plateforme dédiée qu’ils doivent s’inscrire dans le processus de dématérialisation. 

Pour remplir leurs obligations de réception, d’émission et de déclaration de tous les types de factures (facture, avoir, Facture d'acompte), les micro-entreprises pourront librement choisir de recourir :

• à une Plateforme de Dématérialisation Partenaire (PDP) immatriculée par l’administration fiscale,
• au Portail Public de Facturation (ou PPF, ex Chorus-Pro), qui assure déjà l’échange dématérialisé des factures du secteur public.

Le déploiement des obligations d’e-reporting suit l'agenda de l'obligation de transmettre les factures.

Il est fortement préconisé aux auto-entrepreneurs de prévoir et d’organiser le basculement le plus tôt possible. 

Les avantages de l’e-invoicing et de l’e-reporting en micro-entreprise

A partir de 2026, les auto-entrepreneurs recevront l'ensemble de leurs factures via un portail unique et les émettront via un seul portail. Il ne sera plus nécessaire d'utiliser les multiples portails de leurs fournisseurs ou de leurs clients.

Comme pour les sociétés de taille plus grande, la facture électronique comporte de nombreux avantages pour les micro-entreprises.

À commencer par un allègement de la charge administrative, qui à son tour permet d’augmenter significativement la compétitivité.

Parce qu’il est normé et en partie automatisé, le processus de réception et d’émission des factures électroniques :

• garantit la conformité réglementaire,
• facilite la communication avec l’administration fiscale,
• simplifie les obligations déclaratives en matière de TVA, 
• réduit fortement le risque d’erreurs,
• fluidifie les relations inter-entreprises :

- communication et suivi, 

- gestion des corrections, 

- relances automatiques,

- réduction des délais de paiement paiements clients et fournisseurs,

• sécurise les transactions commerciales,
• améliore l’expérience client,
• favorise un classement et un stockage efficace des factures.

Comment réaliser des factures au format électronique ?

Comme pour tout changement d’organisation ou de processus, la mise en place d’un nouveau système de fonctionnement s’accompagne nécessairement de quelques contraintes. Cependant, dans le cas de la micro-entreprise, la mise en place de la facture électronique ne présente aucune difficulté réelle. 

La principale préoccupation consiste à sélectionner la plateforme de dématérialisation voulue, PPF ou PDP. Pour ces dernières, il importe notamment de s’assurer :

• que les formats de factures électroniques (EDI, XML, PDF signé, Factur-X, UBL, Un/Cefact CII) requis par son activité soient supportés par la plateforme, 
• que la confidentialité des protocoles d’échange soit respectée (envoi de la facture électronique à l’aide du système EDI), 
• que la plateforme retenue soit bien immatriculée en PDP et qu’elle propose une signature électronique ayant reçu la certification d’une autorité de contrôle,
• et bien sûr, que la solution prenne en charge la gestion des formats et mentions légales spécifiques pour la facture d’un micro-entrepreneur (selon la situation : facturation ou pas de la TVA, membre d’une association de gestion agréée, taux de pénalité de retard de paiement, montant de l’indemnité pour recouvrement).

La facture électronique de Docaposte

L'offre Docaposte pour le traitement des factures électroniques est la plus complète du marché. 

Tiers de confiance et expert dans le traitement de la donnée sensible, Docaposte propose une solution qui assure aux auto-entrepreneurs des documents dématérialisés juridiquement irréfutables et archivés en France en toute sécurité, dans le respect des normes (archivage certifié NF 461 – conforme NF Z42-013 – et signature électronique RGS).

Docaposte permet aux micro-entreprises de dématérialiser, d’automatiser, de simplifier, de sécuriser leurs processus, et ainsi de relever simplement et le défi imminent de la transition vers la facture électronique.