Envoyer un recommandé en ligne

La dématérialisation des moyens de communication est l’une des composantes de la transformation numérique des entreprises. De même, les flux, au cœur des transactions entre acteurs économiques, se digitalisent. De ce fait, la fluidité des échanges est un enjeu majeur de cette transformation numérique.

Ainsi, tout comme l’envoi d’un e-mail a progressivement remplacé le courrier traditionnel, aujourd’hui la lettre recommandée électronique (LRE), ou recommandé par internet, est la version dématérialisée de la lettre recommandée papier. Elle est pratique et ultra simple :, vous n’avez plus besoin de timbre, d’enveloppe, ou de disposer d’une imprimante. Il suffit d’une connexion internet depuis un mobile ou un ordinateur pour expédier votre lettre recommandée électronique. Et surtout, vous bénéficiez d’une valeur juridique identique à la lettre recommandée classique sous réserve de répondre à certaines conditions.

Le recommandé par internet offre d’autant plus d’avantages que le contexte de risques informatiques persiste, et que le règlement européen eIDAS renforce aujourd’hui les conditions de vérification d’identité de l’émetteur et du destinataire.

Qu’est-ce qu’une lettre recommandée électronique ?

Une lettre recommandée au format électronique est la version dématérialisée d'un recommandé au format papier.

Elle peut être utilisée dans les mêmes situations que celle en version papier et bénéfice des mêmes avantages. Mais à la différence d’un envoi depuis un bureau de poste l’envoi d’une Lettre Recommandée Électronique (LRE) est 100% en ligne de l’envoi à la réception.

La LRE peut pleinement se substituer à la lettre recommandée papier et, sous réserve de respecter les conditions prévues par les différentes législations (européenne et française), elle jouit exactement des mêmes protections légales.

Ainsi, la définition juridique de la LRE procède des articles R. 53 et L. 100 du Code des postes et des communications électroniques (CPCE), et de l’article 44 du règlement eIDAS qui précise les exigences requises pour « qualifier » un envoi recommandé électronique et l’assortir de garanties en termes de sécurité (pour les envois de recommandés électroniques « non qualifiés » et ne répondant pas aux exigences de l’eIDAS, c’est l’article 43 § 1 du règlement qui doit s’appliquer).

Enfin, c’est nécessairement un prestataire de services de confiance (PSCo) qui commercialise des services d’envoi de LRE qualifiés. AR24 est le premier prestataire achemineur de LRE à avoir obtenu la qualification eIDAS en France.

Quels sont les avantages d’un courrier recommandé en ligne ?

En plus de répondre aux exigences du règlement européen eIDAS sur les transactions électroniques au sein du marché commun, qui vise à promouvoir le développement d'un marché de la confiance numérique, la lettre recommandée en ligne a la même valeur juridique qu’un courrier papier (article L.100 du code des postes et des communications électroniques), avec une valeur probatoire en justice en cas de litige.

En effet, la LRE :

• apporte toutes les preuves légales de dépôt, d'envoi, et de distribution numériques, ainsi que la preuve du contenu et la preuve de la pièce jointe (nature des documents et contenus attachés au courrier), puisque les envois sont conservés  pendant 7 ans sur des serveurs répondant aux critères définis par l’Agence nationale de la sécurité des systèmes d’information (ANSSI), 
• offre un suivi complet de l’envoi avec la preuve d'accusé de réception, de refus ou de négligence, car la LRE n’est remise que contre une identification du destinataire (process de vérification d'identité AR24 ou L’Identité Numérique La Poste) : c’est l’avis de réception numérique (AR).

Simples d’utilisation, les lettres recommandées électroniques disposent non seulement des mêmes propriétés que le recommandé classique que l’on dépose dans un bureau de poste, mais propose en outre de multiples avantages.

Flexible et pratique, le service de lettre recommandée par internet :

• est accessible 7j/7 et 24h/24
• permet un suivi complet de vos envois grâce aux preuves dématérialisées (dépôt et envoi, accusé de réception, refus ou négligence)
• permet d’envoyer un courrier à un nombre important destinataires différents par envoi
• propose un nombre de pièces jointes jusqu’à 250 Mo, et sous n’importe quel format électronique
• assure une protection juridique de vos envois.

Enfin, les bénéfices opérationnels et économiques sont conséquents :

• Réduction du délai d’acheminement : il n’est plus nécessaire de se déplacer dans un bureau de poste, de faire la queue devant le guichet, et les délais d’envoi, de remise et de réception sont plus rapides
• Amélioration de la productivité grâce à la réduction des tâches manuelles, frais de main d’œuvre
• Diminution du coût de l’affranchissement car la distribution est 100 % électronique
• Alignement avec les engagements RSE, une solution plus écologique que le papier (réduction de l’empreinte carbone)

Fonctionnement du recommandé en ligne

Envoyer une lettre recommandée électronique est un procédé simple, constitué de plusieurs étapes.

• L'expéditeur choisit d’abord un prestataire de services de confiance sur une plateforme en ligne ; ce dernier se chargera de l'acheminement du courrier électronique
• Pour démarrer, l’expéditeur doit s'authentifier de manière sécurisée
• Il faut ensuite recueillir le consentement de son destinataire particulier (ce n’est pas nécessaire pour les destinataires professionnels)
• En cas de refus, vous pouvez choisir l’acheminement au format papier au lieu de l’envoi 100 % électronique
• Puis il faut joindre le(s) document(s) électronique(s) à envoyer, ou composer votre recommandé en choisissant parmi les modèles généralement proposés sur les plateformes
• Avant de renseigner le ou les destinataires
• Et de payer le service en ligne
• Le courrier et le(s) pièce(s) jointe(s) sont ensuite horodatés par un prestataire de services de confiance qualifié
• Le prestataire de services de confiance en charge de l’envoi doit ensuite notifier le ou les destinataires par email qu’ils vont recevoir un recommandé électronique, sans révéler l’objet de la LRE ou l’identité de l’expéditeur
• Pour maximiser le taux d’ouverture des courriers, les destinataires sont relancés jusqu’à quatre fois pendant 15 jours : il s’agit du délai d’instance
• Si le destinataire accepte la réception, le prestataire de confiance l’invite à s’authentifier pour pouvoir réceptionner son courrier 100% numérique
• Tout au long de l’acheminement, l’expéditeur reçoit les preuves associées à son courrier : preuves de dépôt et d’envoi, accusé de réception (si le destinataire accepte le recommandé), refus ou négligence (en fonction des comportements des destinataires)
• Enfin, l’opérateur conserve les preuves, courrier, et pièce(s) jointe(s) pendant une durée minimum de 7 ans.

 Une solution plébiscitée par de nombreux secteurs et entreprises

Les entreprises de toutes tailles peuvent tirer des avantages économiques et opérationnels de la lettre recommandée en ligne.

Les secteurs d’activité parmi les premiers à l’avoir plébiscitée sont :

• les professions juridiques, pour l’envoi d’actes immobiliers et patrimoniaux par les notaires, ou pour l’exercice de certains droits comme la préemption ou la rétractation ; les avocats envoient également divers actes juridiques
• la banque et l’assurance, secteurs qui entreprennent d’importants chantiers de dématérialisation de leurs processus, notamment pour la conclusion ou la résiliation de contrats ou la fermeture de comptes, avec parfois un objectif zéro papier
• le secteur immobilier, pour l’envoi de promesses de vente par les agents ou gestionnaires, ou encore la transmission de mises en demeures ou de convocations aux Assemblées Générales de copropriétaires par les syndics
• les ressources humaines et les services juridiques des entreprises ont également fréquemment recours à la LRE pour signifier une promesse d’embauche, envoyer un contrat de travail, transmettre des justificatifs, convoquer à un entretien disciplinaire
• le secteur public, où l’on doit notifier les décisions d’attribution, de reconduction/résiliation de marché, ou de rejet, les avenants, les mises en demeure

AR24 solution d'envoi de recommandés électroniques

AR24, filiale de Docaposte, propose le 1er service en France de courriers recommandés électroniques qualifiés eIDAS. Afin de rendre la LRE accessible à tous, c’est également le seul service qui propose l’identification universelle et à distance du destinataire.

Le service d’envoi de recommandés électroniques en ligne avec A/R d’AR24 est ultra-sécurisé (double certification par des organismes indépendants et validés par l’État français), pratique (intuitif, et avec un SAV efficace et disponible), rapide, économique et écologique.