Comment faire une signature électronique sur un document ?

Un logiciel de signature électronique est la solution numérique qui facilite le quotidien de nombreuses entreprises. De plus en plus d'entre elles recourent à la signature électronique pour faire valider des documents dématérialisés (ou nativement numériques) et recueillir des consentements plus facilement. En plus d’être fiable et sécurisée, cette solution numérique peut remplacer la signature manuscrite dans la quasi-totalité des processus et fluidifie la gestion des échanges avec les clients, les fournisseurs et les collaborateurs.

Mais comment fonctionne-t-elle au juste ?

Qu’est-ce qu’une signature électronique ?

Une e-signature ou signature électronique désigne un procédé permettant de garantir l’identité d’un signataire, son accord pour le contenu, et l’intégrité du contenu signé.

Il existe trois niveaux de signature électronique, définis par le règlement européen eIDAS sur l'identification électronique et les services de confiance pour les transactions :

• la signature simple forme le premier niveau de sécurité ; elle est la plus répandue dans les usages,
• la signature avancée ajoute une étape de vérification d’identité des signataires et renforce ainsi le parcours de signature électronique,
• la signature qualifiée désigne le seul niveau à avoir la stricte équivalence juridique avec la signature manuscrite selon le règlement eIDAS.

Il est possible de signer électroniquement tout type de données et de documents, en respectant les standards définis par la commission européenne et les différentes normes. Le format PDF inclut les données de signature au document.

Quels types de documents peut-on signer électroniquement ?

Banques, assurances, secteur immobilier, professions réglementées : la signature électronique est parfaitement adaptée aux usages les plus répandus de nombreux secteurs et métiers. Les types de documents sur lesquels apposer une signature électronique sont variés :

• appels d’offres, devis, contrats clients, contrats fournisseurs, contrats d’adhésion, bons de livraison,
• mandat, intention d’achat, promesse de vente, bail,
• formulaires de candidature ou d'intégration de nouveaux collaborateurs, contrats de travail et avenants, lettres de mission, notes de frais,
• accords de confidentialité, autorisations de modification, ...

Quels sont les avantages de la signature électronique ?

Les avantages de la signature électronique sont multiples.

• Valeur juridique - Toutes les signatures électroniques sont recevables en justice et peuvent donc se substituer à un process de signature manuscrite. L'opposabilité d'une signature électronique dépend du niveau de sécurité qu'elle présente. Par exemple, la signature qualifiée bénéficie du même effet juridique qu’une signature manuscrite ainsi que l’inversion de la preuve.
• Efficacité, attractivité - En permettant aux destinataires d’apposer leur signature électronique sur leurs documents, les organisations accélèrent leurs processus de validation et améliorent la productivité de leurs collaborateurs. La signature électronique est aussi un moyen de fluidifier les échanges avec les candidats à l’embauche.
• Gestion, contrôle - Le suivi du statut de chaque signature est facilement accessible. Des procédures permettent de recevoir des notifications, d’effectuer des rappels, ou de modifier des demandes. On accède à une piste d’audit détaillée pour chaque transaction. Une autorité de certification ou un prestataire de services de confiance peuvent revalider le document signé et la signature numérique jusqu'à 10 ans après la signature. Le dossier de preuves doit être complet, exploitable, et intègre dans le temps (un litige peut survenir des années après selon les usages).

Les différentes étapes pour la création d'une signature électronique

Créer une signature électronique est un processus qui se réalise en trois étapes. Il faut successivement :

• se procurer le certificat de signature électronique, véritable carte d’identité professionnelle, le certificat numérique regroupe les nom, prénom, fonction du titulaire, ainsi que le nom de son entreprise ou entité. Il est nécessairement délivré par une autorité de certification. Ce tiers de confiance garantit l’identité du signataire et de son organisation,
• s’équiper d’un outil de signature électronique. Il existe des solutions en ligne de signature électronique sécurisée qui s’intègrent dans certains progiciels métiers. Il existe également des logiciels qui fonctionnent sur les postes clients, ou encore des solutions pour créer des circuits de validation documentaire et de cosignature,
• apposer une signature électronique : il faut d’abord s’identifier (sélectionner le certificat avec lequel on souhaite signer numériquement le document), signer numériquement le document, puis l’enregistrer. Le document électronique est alors verrouillé et le lien est fait avec l’identité enregistrée dans le certificat.
• ou faire signer électroniquement un document : cette étape passe par la création d’un circuit de signature électronique. Il faut téléverser le document à signer depuis l’interface web de la solution, puis y placer un champ de signature, enregistrer et envoyer le document au destinataire, qui reçoit alors un email. Ce dernier peut cliquer sur un lien pour accéder au document et à la signature électronique puis la confirmer. Le document signé est diffusé au destinataire et reste accessible directement via le portail.

Les différents moyens de créer sa signature pour signer électroniquement un document

La plupart des solutions de gestion de signatures électroniques permettent d’en créer de trois façons. Communément on peut :

• saisir son nom sur un clavier,
• tracer la signature à l’aide de la souris ou d’un pavé tactile,
• signer avec un stylet ou le doigt sur un écran tactile.

Néanmoins seul le procédé cryptographique de la signature est recevable.

La gamme de signature électronique de Docaposte

Docaposte propose une gamme de signature électronique qui permet d’obtenir les 3 niveaux de sécurité, garantissant ainsi une e-signature conforme aux exigences du règlement eIDAS, selon le risque juridique ou métier des documents à signer.

Cette gamme de signature électronique répond à tous les besoins pour permettre des parcours de souscription numérique complets, simples et sécurisés et ce, quel que soit le canal (face à face, télévente, Internet ou en mobilité).